Datenschutzerklärung für Präsenzveranstaltungen
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit unseren Präsenz-Veranstaltungen ist:
JCC Software GmbH
Mendelstraße 11
48149 Münster
info@jccsoftware.de
+49 (0) 2562 / 9453 – 999
Kontakt und weitere Angaben zum Verantwortlichen entnehmen Sie bitte unserer allgemeinen Datenschutzerklärung unter: https://jccsoftware.de/datenschutzerklaerung/
2. Zweck und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen der Veranstaltung zur:
- Organisation, Planung und Durchführung der Veranstaltung
- Teilnehmerverwaltung vor, während und nach der Veranstaltung
- Kommunikation mit den Teilnehmern (Programmhinweise, Anreise-Infos, Zufriedenheitsumfragen)
- Zutritts- und Anwesenheitskontrolle
- Rechnungs- und Abrechnungszwecken, falls zutreffend
- Dokumentation und Berichterstattung, einschließlich Foto- und Videomaterial
- Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z. B. steuer- bzw. handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten)
Die Verarbeitung erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und Erfüllung eines Vertrags/Veranstaltungsvertrags
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – zur Wahrung berechtigter Interessen an effizienter Veranstaltungsorganisation, Sicherheit und Dokumentation
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – bei ausdrücklicher Einwilligung, z. B. für Foto- und Videoaufnahmen oder Marketing-Kommunikation
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
3. Kategorien personenbezogener Daten
Im Rahmen unserer Veranstaltungen verarbeiten wir insbesondere:
- Stammdaten (z. B. Name, Unternehmen, Stadt- oder Gemeindeverwaltung)
- Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
- Organisationsdaten (z. B. Anmelde- oder Buchungsstatus)
- Kommunikationsdaten (z. B. E-Mails, Hinweise)
- Foto- und Videoaufnahmen, soweit erhoben und genutzt
- Rechnungs- und Zahlungsdaten, falls vorhanden
Diese Daten werden nur für den ursprünglichen Zweck verarbeitet und nicht in einem Umfang, der über den Veranstaltungszusammenhang hinausgeht.
4. Informationspflicht und Zeitpunkt
Gemäß Art. 13 DSGVO informieren wir Sie vor der Erhebung Ihrer Daten, z. B. beim Anmeldeformular oder beim Einlass vor Ort, über:
- die Art der erhobenen Daten
- Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
- Empfänger oder Kategorien von Empfängern
- Speicherdauer bzw. Kriterien zur Festlegung der Dauer
- Ihre Betroffenenrechte
Dies erfolgt durch Verweis auf diese Datenschutzerklärung an geeigneter Stelle (Anmeldeformular, Veranstaltungs-Website oder Aushang).
5. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Soweit erforderlich, arbeiten wir mit Dienstleistern zusammen, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten (z. B. Veranstaltungs-Software-Anbieter, Ticketing- bzw. Anmelde-Management, CRM, CMS). Diese Dienstleister handeln ausschließlich gemäß unseren Weisungen und sind vertraglich zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO).
6. Weitergabe personenbezogene Daten an Dritte
Verantwortlicher Veranstalter ist die JCC Software GmbH. Darüber hinaus können – je nach Veranstaltung – weitere Mitveranstalter oder Kooperationspartner beteiligt sein (z. B. andere Unternehmen, Stadt- oder Gemeindeverwaltungen), die im Rahmen der jeweiligen Veranstaltung konkret benannt und kommuniziert werden.
Die JCC Software GmbH sowie die jeweils benannten Mitveranstalter sind berechtigt, die in Punkt 3 aufgeführten personenbezogene Daten der Teilnehmer zum Zweck der werblichen Kontaktaufnahme per E-Mail (z. B. Newsletter, Informationen zu Produkten, Dienstleistungen und Veranstaltungen) oder telefonisch zu verarbeiten.
Mit der Anmeldung erteilt die teilnehmende Person hierzu ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die unentgeltliche Teilnahme an der Veranstaltung stellt die vertragliche Gegenleistung dar. Eine Weitergabe der E-Mail-Adresse an andere als die jeweils benannten Veranstalter bzw. Mitveranstalter erfolgt nicht.
Die Einwilligung kann jederzeit ganz oder teilweise mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
Der Widerruf kann schriftlich an den in Punkt 1 erwähnten Verantwortlichen erfolgen; zudem enthält jede werbliche E-Mail einen Abmeldelink.
7. Foto- und Videoaufnahmen
Im Rahmen unserer Präsenzveranstaltungen können Foto- und Videoaufnahmen entstehen, welche personenbezogene Daten darstellen, wenn Personen darauf erkennbar sind. Solche Aufnahmen verwenden wir zur:
- internen Veranstaltungsdokumentation
- redaktionellen Berichterstattung auf unserer Website und in Social Media
- Marketing- oder PR-Zwecken, soweit eine entsprechende Rechtsgrundlage vorliegt
Rechtsgrundlage ist entweder das berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), wenn dies erforderlich ist (z. B. bei Portraitaufnahmen oder individueller Verwendung).
Sie können der Nutzung zum Zeitpunkt der Aufnahme oder jederzeit danach widersprechen. Bitte wenden Sie sich dazu an das Veranstaltungsteam vor Ort oder an die im Abschnitt „Verantwortlicher“ genannten Kontaktdaten.
8. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
- Veranstaltungsbezogene Daten ohne werbliche Einwilligung
Personenbezogene Daten, die ausschließlich zur Organisation, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung verarbeitet werden und für die keine weitergehende Einwilligung zur werblichen Kontaktaufnahme vorliegt, werden nach Wegfall des Veranstaltungszwecks gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. - Werbliche Kontaktaufnahme (z. B. Newsletter)
Sofern die Teilnehmer in eine werbliche Kontaktaufnahme eingewilligt hat, werden die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten (insbesondere Name und E-Mail-Adresse) bis zum Widerruf der Einwilligung gespeichert. Der Widerruf ist jederzeit möglich und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung. - Nach Widerruf der Einwilligung
Nach Widerruf werden die Daten für werbliche Zwecke gelöscht. Eine weitere Speicherung kann ausschließlich in einer Sperrliste erfolgen, um eine erneute werbliche Kontaktaufnahme zu verhindern. - Abrechnungs- und buchungsrelevante Daten
Sofern im Zusammenhang mit der Veranstaltung abrechnungsrelevante Daten anfallen, erfolgt die Speicherung gemäß den gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen. - Foto- und Videoaufnahmen
Foto- und Videoaufnahmen werden bis zum Widerruf einer erteilten Einwilligung oder bis zum Wegfall des Veröffentlichungszwecks gespeichert.
9. Rechte der betroffenen Personen
Sie haben als betroffene Person die folgenden Rechte:
- Recht auf Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten
- Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten
- Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
- Recht auf Datenübertragbarkeit
- Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitung
- Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formloser Antrag an die im Abschnitt „Verantwortlicher“ angegebenen Kontaktdaten. Der Widerruf einer Einwilligung berührt nicht die Zulässigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.
10. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtskonform erfolgt.
11. Ergänzende Hinweise
Diese Datenschutzerklärung gilt ergänzend zu unserer allgemeinen Datenschutzerklärung unter
https://jccsoftware.de/datenschutzerklaerung/ und nur im Kontext der Präsenzveranstaltungen.