Aufkommende Besucherströme intelligent steuern
Ob im Bürgerbüro, Sozialamt oder in der Kfz-Zulassungsstelle – hier ist immer viel los! Zusätzlich überlasten krankheitsbedingte Ausfälle und der Fachkräftemangel die Mitarbeiter in den Fachbereichen.
Strukturieren Sie die Arbeitszeit Ihrer Sachbearbeiter und reduzieren Sie die Wartezeiten Ihrer Bürger mithilfe der digitalen Terminvereinbarung von JCC Software. Es ist optimal für alle bürgerorientierten Organisationen geeignet, wie Städte, Gemeinden, Kreisverwaltungen und Landratsämter.
Auch Spontanbesucher und Bürger, die telefonisch einen Termin vereinbaren möchten, sind herzlich willkommen! Diese erhalten automatisch mit JCC-Terminvereinbarung den nächsten freien Termin im Kalender.
Webinar-Aufzeichnung | Kommune im Gespräch: Die Stadt Iserlohn implementiert erfolgreich eine Online-Terminvereinbarung
In diesem Webinar sind wir in den Dialog mit Christian Geis von der Stadt Iserlohn gegangen: Er ist in der Stabstelle Digitalisierung für die Digitalisierungsprojekte zuständig und war bei der Implementierung der aktuellen Online-Terminvereinbarung der Stadt eine Schlüsselfigur. Er hat uns von seinen Erfahrungswerten erzählt und wie er die Implementierung aus Kundensicht erlebt hat.
In diesen Fachbereichen können Sie JCC-Terminvereinbarung einsetzen
Mehr Struktur und Klarheit für Bürger und Mitarbeiter
Mithilfe von JCC-Terminvereinbarung schaffen Sie mehr Transparenz zwischen den Abteilungen und optimieren das Serviceangebot in Ämtern, in denen reges Bürgeraufkommen herrscht.
Nutzen Sie JCC-Terminvereinbarung zum Beispiel in diesen Fachbereichen:
- Bürgeramt / Bürgerbüro / Einwohnermeldeamt
- Sozialamt / Amt für Soziales
- Straßenverkehrsamt / Kfz-Zulassungsstelle
- Ausländerbehörde / Ausländeramt
- Elterngeldstelle
- Standesamt
- und viele mehr!
Die Funktionen von JCC-Terminvereinbarung
Alles in einem: Terminvereinbarung, Besucherregistrierung, Raumbuchung und Ressourcenreservierung
Intuitive Benutzeroberfläche
Erleben Sie eine benutzerfreundliche Oberfläche, die Ihnen dabei hilft, Ihre Termine übersichtlich und einfach zu verwalten.
Die Terminvereinbarung erfolgt in logischen Schritten, sodass Sie keinen Punkt übersehen werden. Gleichzeitig ist das Design der Benutzeroberfläche ruhig und klar gehalten.
Das ermöglicht jedem Mitarbeiter einen schnellen Einstieg in die Anwendung und steigert die Freude an der Arbeit!
Transparente Raumbelegung
Wenn Sie einen Termin vereinbaren, können Sie gleichzeitig optional einen Besprechungsraum dazu buchen. Ob ein bestimmter Raum verfügbar ist, sehen Sie im Kalender oder am digitalen Türschild. So stören Sie keine diskrete Besprechung!
Benötigen Sie für eine Besprechung zusätzlich einen Laptop, Bildschirm oder Beamer?
Auch diese Ressourcen können Sie zusätzlich bequem in JCC-Terminvereinbarung reservieren.
Geräteübergreifende Nutzung
Ihre Bürger können einen Termin über das Smartphone, Tablet oder über den Computer schnell und einfach online vereinbaren, ändern oder stornieren.
Auf der anderen Seite können Ihre Mitarbeiter Termineinstellungen über jedes beliebige Endgerät vornehmen. So wissen Sie genau, welcher Bürger zu welcher Uhrzeit für welche Dienstleistung ins Rathaus kommt.
NEU | Mehrsprachigkeit
JCC-Terminvereinbarung kann in unterschiedlichen Sprachen genutzt werden. So wird der Behördengang für den Bürger in der für ihn ausgewählten Sprache dargestellt – von der Terminvereinbarung über das Online-Terminportal, zur Bestätigungsemail bis zur Anmeldung vor Ort. Nimmt ein Mitarbeiter mit dem Bürger Kontakt auf, kann er einsehen, in welcher Sprache der Termin vereinbart wurde und kann gegebenenfalls einen Dolmetscher bereitstellen.
Zusätzliche Dokumente hochladen
Sie haben die Möglichkeit, zusätzliche Informationen anzufordern, wenn Ihre Bürger online einen Termin vereinbaren. So können Sie beispielsweise zusätzliche Informationen oder Unterlagen für eine Baugenehmigung anfordern.
Automatischer Terminvorschlag
Den Bürgern wird die nächstmögliche Uhrzeit vorgeschlagen, damit die Terminkalender optimal gefüllt sind. Sollte der Vorschlag nicht passen, können sie sich trotzdem einen anderen Termin aussuchen, den Sie innerhalb eines verfügbaren Rahmens anbieten.
Verknüpfung mit Microsoft Outlook
Verknüpfen Sie JCC-Terminvereinbarung mit Microsoft Outlook, um eine zentrale Übersicht über Ihre gesamten Termine zu erhalten. Sie erfahren auch, ob gerade ein bestimmter Sachbearbeiter verfügbar ist. JCC-Terminvereinbarung gleicht dafür automatisch den persönlichen Outlook Kalender ab. So wissen Sie immer, ob Ihre Kollegen verfügbar sind und wann die besten Zeiten für gemeinsame Absprachen sind. JCC-Terminvereinbarung schlägt Ihnen dann automatisch einen passenden Termin vor.
Aktueller Datenschutz
Profitieren Sie von hohen Sicherheitsstandards und umfassendem Datenschutz. Unsicherheiten in Bezug auf die DSGVO-Konformität gehören der Vergangenheit an. Die Datenschutzstandards sind implementiert und können individuell angepasst werden. Dadurch wird die EDV-Abteilung stark entlastet und die Konfigurationsmöglichkeiten steigern die Flexibilität und Produktivität in gleichem Maße.
Barrierefreies Online-Terminportal
Die digitale Schnittstelle zur Terminvereinbarung für Ihre Bürger
Unser Online-Terminportal, das den Bürgern zur Terminvereinbarung für behördliche Dienstleistungen zur Verfügung steht, wird laufend weiterentwickelt und von unabhängigen Stellen nach der aktuellen Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (kurz: BITV) geprüft.
Schnelle Anmeldung über verschiedene Wege
Wenn Sie unser Besucherleitsystem (JCC-Besucher) in JCC-Terminvereinbarung integrieren, entscheiden die Bürger selbst, wie sie sich im Rathaus anmelden möchten:
- über den Empfang im Rathaus
- mit einem QR-Code oder Geburtsdatum über dem Self-Service-Terminal (Anmeldesäule)
- mit dem Smartphone über das Webportal „Zu meinem Termin”
Der zuständige Mitarbeiter bekommt direkt eine Meldung, dass der Bürger anwesend ist und der Termin stattfindet.
Die Vorteile von JCC-Terminvereinbarung
- spart Wartezeit bei den Bürgern
- reduziert manuelle Fehler, wie Doppelbuchungen
- ermöglicht Bürgern ihre Termine online selbstständig nach ihren Zeitpräferenzen zu buchen
- steigert die Bürger- und Mitarbeiterzufriedenheit
- spart Kosten für zusätzliche einzelne Programme, wie z. B. Raumbuchungssoftware
- erhöht die Produktivität der Mitarbeiter
- verbessert die Bürgerkommunikation und das Serviceangebot
- schafft Transparenz innerhalb des Teams und zwischen den Fachbereichen
- optimiert die Mitarbeiterplanung
Das sagen unsere Kunden über
JCC-Terminvereinbarung
„Wir haben uns für JCC Software entschieden, weil sie nicht starr ist, sondern sich an die Bedürfnisse der Kommune anpassen lässt. Nicht jede Kommune arbeitet gleich. Die einen arbeiten nur mit Terminen, die anderen auch mit Spontanbesuchen. Wieder andere haben einen Infoschalter und auch die Personalausstattung ist unterschiedlich. Eben diese individuelle Nutzung ist mit JCC Software möglich.“
Andrea Reich, Fachbereich Zentrale Dienste und Finanzen, Stadt Halver
Zufriedene Kommunen nutzen bereits JCC-Terminvereinbarung
Schauen Sie sich die Online-Terminportale unserer Kunden an oder lassen Sie sich von den Erfolgsgeschichten unserer zufriedenen Kunden inspirieren.
Vereinbaren Sie mit uns eine kostenlose und unverbindliche Vorführung
Optimieren Sie Ihren Bürgerservice mit JCC-Terminvereinbarung. Unsere Account Manager kommen gerne für eine kostenlose Vorführung zu Ihnen ins Rathaus – interaktiv und persönlich.
E-Mail: info@jccsoftware.de
Telefon: +49 (0) 251 / 596 838 80
Kombinieren Sie JCC-Terminvereinbarung mit JCC-Personalplanung
Benötigen Sie Unterstützung bei der Erstellung von Dienstplänen? Durch die Verknüpfung von JCC-Terminvereinbarung mit JCC-Personalplanung können Sie Ihren Terminkalender vollständig mit Ihrer Personaleinsatzplanung abstimmen.
So sparen Sie sich wertvolle Arbeitszeit bei der Personalplanung!