Ein effizientes Terminbuchungssystem auf kommunalen Internetseiten kann dazu beitragen, den Verwaltungsprozess zu optimieren. Damit das System erfolgreich genutzt wird, ist es wichtig, die Bürger dazu zu ermutigen.
Laut einer aktuellen Studie vom D21 nutzen über 50 % der Bürger digitale Angebote der Stadt nicht – unter anderem, weil ihnen diese nicht bekannt sind.
Mithilfe der folgenden 5 Tipps finden mehr Bürger das Terminbuchungssystem auf Ihrer Internetseite schneller.
Tipp 1: Button zur Terminbuchung sichtbar platzieren
Ein prominenter Button im oberen Bereich der Internetseite ermöglicht es den Bürgern direkt auf den ersten Blick einen Termin zu buchen, bspw. von der Startseite aus.
Die Stadt Halver hat dafür den Button in der oberen rechten Ecke platziert, der von der Startseite aus gut zu finden ist.
Tipp 2: Einzelne Seiten für jedes Anliegen erstellen
Wenn Bürger über Suchmaschinen Begriffe wie „Personalausweis verlängern STADTNAME“ eingeben, dann möchten sie direkt auf die passende Seite (sog. Landingpage) ihrer Stadt weitergeleitet werden.
Dabei werden einzelne Landingpages für jedes Bürgeranliegen erstellt. Ist es für dieses Anliegen möglich online einen Termin zu vereinbaren, muss der Link zur Terminbuchung auch auf dieser Seite platziert werden – idealerweise ist das Anliegen im Terminbuchungssystem bereits vorausgewählt. Damit sparen sich die Bürger die ersten Klicks. Ein gelungenes dazu Beispiel zeigt die Stadt Werl.
Abb. 2 –3: Bei der Stadt Werl gelangt man von der Landingpage „Personalausweis“ / „Beantragung Personalausweis“ im Terminbuchungssystem auf das vorausgewählte Anliegen „Personalausweis beantragen“. Foto: Screenshot Internetseite Stadt Werl
Tipp 3: Button mit eindeutigem Text verwenden
Der Text auf einem Button soll den Bürgern genau vermitteln, was zu tun ist und welchen Inhalt sie erwarten, sobald sie klicken (z. B. „Termin im Rathaus buchen“).
Buttons ohne Textinhalt und dafür nur mit einem Bild, z. B. ein Terminkalender, kann zu Verwirrung führen. Denn in diesem Fall könnte damit auch der städtische Veranstaltungskalender gemeint sein. Daher ist eine sinnvolle Kombination aus Bild und Text ist optimal.
In diesem Beispiel hat sich die Stadt Bocholt für die Abbildung eines Gebäudes entschieden, das an ein Rathaus erinnert. In Kombination mit dem Text „Termin buchen“ assoziieren viele Bürger schnell, dass sie beim Klicken des Buttons zur Terminvereinbarung ihrer Stadtverwaltung gelangen.
Tipp 4: Link zum Terminbuchungssystem an mehreren Stellen platzieren
Um die Sichtbarkeit Ihres Terminbuchungssystems zu erhöhen, muss der Link dafür an mehreren Stellen auf der Internetseite platziert sein. Denn die Bürger gelangen über unterschiedliche Wege auf die städtische Webpräsenz – vor allem, wenn sie eine Suchmaschine verwenden.
So sparen sich Ihre Bürger viele Klicks und somit wertvolle Zeit.
Auswahl an sinnvollen Landingpages, um den Link zur Terminvereinbarung einzubauen:
- Startseite
- Fußzeile der Website (Footer)
- Navigation / Menü
- Bereich Rathaus / Bürgerservice
- Serviceseiten / Landingpages der einzelnen Anliegen
Tipp 5: Über das Terminbuchungssystem kommunizieren
Um Ihre Bürger über das Terminbuchungssystem zu informieren, ist es wichtig, verschiedene Kommunikationskanäle zu nutzen.
Intern kann dies über das Intranet und über Rundmails erfolgen. Die Mitarbeiter können anschließend im Bürgerkontakt über diese Möglichkeit aufmerksam machen.
Um die Öffentlichkeit zu informieren, sollten Sie Presseartikel in lokalen Zeitungen, Beiträge in den sozialen Medien und Nachrichten auf der Internetseite veröffentlichen. So hat es beispielsweise die Stadt Gütersloh nach der Inbetriebnahme Ihrer Terminvereinbarungssoftware kommuniziert.
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Dieser Gastbeitrag ist als erstes im Newsletter des Behörden Spiegels erschienen.
