Die Herausforderungen im Bürgerservice wachsen stetig – lange Wartezeiten, begrenzte Kapazitäten und steigende Anforderungen an digitale Lösungen erfordern effiziente Prozesse und moderne Technologien.
In unserem Praxisseminar vom 14. Mai 2025, das wir in Kooperation mit der Stadt Warendorf veranstalteten, hatten interessierte Städte und Gemeinden aus der Region die Möglichkeit, sich kostenlos über bewährte Methoden und innovative Ansätze zur Termin- und Besuchersteuerung im Bürgerbüro auszutauschen und diese interaktiv zu testen.
Das waren die Themen
✅ Erfahrungsbericht aus erster Hand von der Stadt Warendorf: Einblicke in die Implementierung des hybriden Terminbuchungssystems, das sowohl geplante als auch spontane Bürgeranliegen berücksichtigt.
✅ Vorstellung bewährter Soft- und Hardware-Lösungen: Präsentation der eingesetzten Systeme zur Terminvereinbarung und Besuchersteuerung, die zu einer verbesserten Planbarkeit für Mitarbeiter und Bürger geführt haben.
✅ Interaktiver Austausch mit anderen Kommunen: Diskussion über Herausforderungen und Lösungsansätze bei der Einführung flexibler Terminsteuerungen im Bürgerbüro.
Impressionen aus dem Praxisseminar
Programm
9:30 Uhr
Empfang mit Kaffee / Tee und belegten Brötchen
10:00 – 10:15 Uhr
Begrüßung und Vorstellung
Regina Höppner (Dezernatsleitung Bürgerdienste), Stadt Warendorf
10:15 – 10:45 Uhr
Erfahrungsbericht
Was waren die Herausforderungen im Bürgerbüro und wie wurden sie gelöst bzw. werden sie zurzeit gelöst?
Markus Rompusch (Amtsleitung Sicherheit und Ordnung) und André Depenwisch (Teamleitung Bürgerbüro und Standesamt), Stadt Warendorf
10:45 – 11:15 Uhr
Rundgang
Kennenlernen der eingesetzten Soft- und Hardware sowie Vorstellung der darauf abgestimmten Verwaltungsprozesse
11:15 – 11:45 Uhr
Impulsvortrag
Besucherströme und der Smart City Index – wie lässt sich das verbinden?
Maik Osterholt (Senior Account Manager), JCC Software
11:45 – 12:00 Uhr
Offene Fragerunde
12:00 – 13:00 Uhr
Gemeinsames Mittagessen im anliegenden Restaurant
ca. 13:15 Uhr
Ende
Bericht: Das Ende der langen Warteschlangen und Überstunden
Am 15.04.2024 wurden unsere Softwarelösungen JCC-Terminvereinbarung und JCC-Besucher im Bürgerbüro der Stadtverwaltung Warendorf in Betrieb genommen. Dabei durften die Mitarbeiter über die Einstellungen in den Anwendungen mitentscheiden und die Funktionen intensiv testen. Nun übernimmt ein hybrides Terminbuchungssystem einen Großteil ihrer Arbeit.
Was ist ein Praxisseminar von JCC Software?
Ein Praxisseminar von JCC Software ist eine interaktive Veranstaltung, die zusammen mit einem Kunden organisiert wird.
Bei dieser halbtägigen Veranstaltung können Städte und Gemeinden aus der Region ihre Erfahrungen, Herausforderungen und Lösungsansätze rund um die Organisation und Digitalisierung von Bürgerservices teilen. Auch können sie sich bewährte Soft- und Hardware-Lösungen im Rathaus des Kunden ansehen, ausprobieren und darüber diskutieren.
Durch den direkten Austausch werden erprobte Konzepte verständlich vermittelt und auf die individuellen Bedürfnisse der teilnehmenden Kommunen anwendbar gemacht.
