Ein besonders schöner Auftrag hat uns im Kreis Siegen-Wittgenstein erwartet: Die Stadt Bad Berleburg ging mit den Lösungen JCC-Terminvereinbarung und JCC-Besucher sowie dem dazugehörigen Online-Terminportal im April 2026 live. Aufgrund der 23 Ortsteile, die voneinander verteilt gelegen sind, nennt sich Bad Berleburg auch „Stadt der Dörfer“. Dieses charmante Alleinstellungsmerkmal macht es umso wichtiger, den Einwohnern eine einheitliche Lösung im Bürgerservice zu bieten.
Digitalisierung der Verwaltung: Qualität vor Geschwindigkeit
Bereits zu Beginn des Projekts im September 2025 stand fest: Eine sorgfältige Vorbereitung hat Vorrang vor einem möglichst schnell umgesetzten Go-Live. Gemeinsam mit Projektleiterin Frau Nathalie Winter und ihrer Kollegin Frau Sarah Gerson wurden sämtliche Abläufe detailliert geplant. Ein wesentlicher Baustein war dabei die Erfassung aller Dienstleistungen und Ressourcen. Die aufbereiteten Daten bildeten schließlich die Grundlage für die reibungslose Einführung der neuen Lösungen.
Erfolgsfaktor bei der Digitalisierung: die Kommunikation untereinander
Dabei ist, wie bei jeder Verwaltungsmodernisierung, die Kommunikation untereinander erfolgsbestimmend. „Die Absprachen innerhalb des Teams wurden außergewöhnlich gut getroffen. Alle Beteiligten haben zielgerichtet zusammengearbeitet und sich gegenseitig unterstützt. Das war aus meiner Sicht der größte Erfolgsfaktor des gesamten Projekts“, erinnert sich Consultant Denis Andreev.
Mitarbeiter aktiv einbinden
Ein weiterer Erfolgsfaktor besteht darin, die Mitarbeiter aktiv in den Prozess miteinzubinden. Das bedeutet vor allem, Sorgen und Bedenken ernst zu nehmen und auch hier die Kommunikation als oberste Priorität zu verstehen. So hatten die Mitarbeiter von Beginn an die Gelegenheit, Fragen zu stellen, Verbesserungsvorschläge mit einzubringen und die Lösungen nach ihrem tatsächlichen Arbeitsalltag mitzugestalten. Wichtig war es vor allem zu vermitteln: Es geht nicht darum, bestehende Arbeitsweisen vollständig zu ersetzen. Vielmehr sollten bewährte Abläufe mit den neuen digitalen Möglichkeiten sinnvoll verbunden werden.
„Man hat gemerkt, dass die Mitarbeiter wirklich Interesse daran hatten, das System erfolgreich einzusetzen. Die Offenheit gegenüber Veränderungen war wirklich erfreulich“, sagt Denis Andreev, der im März 2026 auch die Schulungen vor Ort leitete, die die Mitarbeiter intensiv auf die neuen Lösungen vorbereiteten. Ziel war es, allen Beteiligten ausreichend Sicherheit für den späteren Arbeitsalltag zu geben.
Und die Bürger? Die sollten von den Lösungen im Idealfall nur merken, dass der Ablauf wie etwa bei einer Terminbuchung deutlich komfortabler ist. Auch die nicht-digitalaffinen Bürger wurden berücksichtigt: Diese können von der telefonischen Erreichbarkeit und von der Empfangstheke weiterhin profitieren.
Mehr Flexibilität durch Schnelltermine
Bad Berleburg entschied sich, Schnelltermine zu ermöglichen. Werden also kurzfristig Termine frei, können diese direkt über die Ticketsäule vergeben werden. So lassen sich spontane Lücken im Kalender klug nutzen. Zudem können die Bürger flexibel agieren und die Mitarbeiter werden entlastet.
Ein entspannter Go-Live
Go-Live im Bürgerbüro (v.r.n.l.): Consultant Denis Andreev mit Dirk Winzer, Senior Account Manager Maik Osterholt, Christian L’Hiver, Nathalie Winter, Sarah Gerson, Claudia Strack sowie Bürgermeister Volker Sonneborn
Der Go-Live im Bürgerbüro, Rentenamt, Standesamt, Gewerbeamt sowie Sozialamt erfolgte am 15. April gemeinsam mit Denis Andreev und Senior Account Manager Maik Osterholt vor Ort, die natürlich auch zur Feier des Tages eine traditionelle Krentenwegge im Gepäck hatten. An diesem Tag zahlte sich die intensive Vorbereitung aus, sodass nicht nur das neue System stabil lief, sondern auch Mitarbeiter und Bürger auf entspannte Art mit den neuen Lösungen arbeiten konnten. So fielen besonders positiv die kurzen Wartezeiten sowie die intuitive Bedienung der neuen Systeme und der dazugehörigen Anmeldeterminals auf.
Auch die Anwesenheit des Bürgermeisters Volker Sonneborn an diesem Tag unterstrich die Bedeutung des Projekts für die Stadt, über die wir uns besonders gefreut haben.
Unser Dank
Wir bedanken uns herzlich bei der Stadt Bad Berleburg für das entgegengebrachte Vertrauen und die jederzeit offene, transparente sowie partnerschaftliche Zusammenarbeit. „Die Menschen im Kreis Siegen-Wittgenstein haben eine ganz besondere Art. Vom ersten Gespräch an wurden wir herzlich aufgenommen“, erinnert sich Denis Andreev. Wir freuen uns, die Stadt Bad Berleburg auch künftig auf ihrem digitalen Weg begleiten zu dürfen.
Sie möchten die Arbeitsabläufe auch in Ihrem Bürgerbüro optimieren?
Dann stellen wir Ihnen gerne bei einer kostenlosen Vorführung JCC-Terminvereinbarung zusammen mit JCC-Besucher unverbindlich vor.
