Um den Service für ihre Bürger zu verbessern und als Meilenstein ihrer Digitalstrategie hat die Stadt Essen gemeinsam mit dem Essener Systemhaus (ESH) Anfang des Jahres eine Ausschreibung für eine neue Terminmanagement- und Raumverwaltungssoftware veröffentlicht.
Auf diese Ausschreibung haben wir uns beworben und unsere Freude war groß, als wir Anfang Juli die Zusage erhielten, was wir direkt auf unserem Sommerfest feierten (einen kleinen Einblick gibt es dazu auf LinkedIn).
Ende Juli trafen wir uns in Essen mit der zuständigen Projektgruppe für das große Kick-off, um die nächsten Schritte zu besprechen: Was sind die Ziele der Stadtverwaltung Essen und in welchen Fachbereichen kommt unsere Software zuerst zum Einsatz?
Die Ziele der Stadt Essen für die Digitalisierung des Terminprozesses und Besuchermanagements
Zu den wichtigsten Zielen der Stadtverwaltung Essen gehören:
- Erhöhung der Zufriedenheit der Bürgerinnen und Bürger
- bessere Steuerung des Kundenaufkommens
- Reduzierung der Komplexität bei der Terminvereinbarung
- Entlastung der Mitarbeitenden
- effiziente Verwaltung der Raumressourcen
Um diese Ziele zu erreichen, vertraut die Stadt Essen nun auf JCC-Terminvereinbarung und JCC-Besucher. Diese Lösungen ermöglichen den Bürgern, Termine einfach und selbstständig vor Ort oder online zu buchen. Gleichzeitig entlastet es die Mitarbeiter und bietet ihnen eine optimale Unterstützung bei der Planung, Organisation, Vorbereitung und Durchführung von Terminen.
Das neue System zielt darauf ab, die Ressourcen für einen Termin (Mitarbeiter, Bürger und verfügbaren Platz) intelligent zusammenzuführen. Das bisherige System, das nur teilweise in der Verwaltung eingesetzt wurde und den aktuellen Anforderungen nicht mehr entspricht, wird durch das neue System flächendeckend ersetzt. Dadurch wird die bisher unterschiedliche, zum Teil auch analoge Terminvergabe in den Fachbereichen, auf eine einheitliche digitale Form umgestellt.
In diesen Fachbereichen werden JCC-Terminvereinbarung und JCC-Besucher eingeführt
Das neue Terminmanagementsystem wird zunächst in den Fachbereichen mit dem meisten Publikumsverkehr eingeführt. Darunter zählen:
- Amt für Soziales und Wohnen
- JobCenter Essen
- Bürgerämter, Fahrerlaubnis- und Zulassungsstelle
- Zentrale Ausländerbehörde, Staatsangehörigkeits- und Ausländerangelegenheiten
- Jugendamt
Die Umsetzung in den Fachbereichen erfolgt in Zusammenarbeit mit dem Essener Systemhaus (ESH), dem Fachbereich 01-12 Digitale Verwaltung und mit uns. Das Projekt ist bereits gestartet. Zu welchem Zeitpunkt die Essener Bürgerinnen und Bürger das neue Terminbuchungssystem nutzen können, steht zurzeit noch aus.
Nach dem gelungenen Kick-off freuen wir uns nun auf die kommenden Monate der intensiven Zusammenarbeit!
Sie benötigen Unterstützung bei der Digitalisierung Ihres Terminprozesses?
Für eine kostenlose Vorführung kommen wir gerne zu Ihnen und stellen Ihnen JCC-Terminvereinbarung oder JCC-Besucher unverbindlich vor.
Foto: Moritz Leick/Stadt Essen
