Mit einem offenen Rathauskonzept und modernisierten Bürgerbüro bietet die Gemeinde Ascheberg (Westfalen) seinen Bürgern nun verschiedene Möglichkeiten an, zum passenden Ansprechpartner zu gelangen.
Mit der Einführung einer Terminvereinbarungssoftware im Bürgerbüro Anfang Februar 2024 ist die Gemeinde einen weiteren bedeutenden Schritt in Richtung einer zugänglicheren und digitalen Verwaltung gegangen.
Einfach buchen – fix drankommen – perfekt erledigt
Das ist das Motto des neuen Bürgerservices der Gemeinde Ascheberg. Seit Anfang Februar 2024 bietet das Bürgerbüro einen neuen Terminbuchungsprozess an. In diesem Video wird erklärt, wie einfach es ist, Termine zu vereinbaren, sich anzumelden und lange Wartezeiten zu vermeiden.
Viele Wege führen zum Bürgeramt
Rund 16.000 Menschen der Gemeinde Ascheberg können nun über verschiedene Arten einen Termin für ihr Anliegen im Bürgerbüro vereinbaren – ob digital, telefonisch oder persönlich vor Ort.
Die Gemeinde legt Wert auf ein offenes Konzept, sodass die Bürger und Besucher von allen Seiten des Rathauses eintreten und zum gesuchten Fachbereich gelangen können. Dazu sind weitere Maßnahmen zur Optimierung des Besucherstroms im Haus geplant, wie beispielsweise großzügige Displays, die als Wegweiser dienen sollen.
Der Weg zum papierlosen Rathaus
Ausdrucke an der Tür und Unterschriften auf Papier gehören bei der Gemeinde Ascheberg in Kürze der Vergangenheit an. Mithilfe eines Digital Signage Displays am Eingang, wie man es von Schaufenstern in Einkaufsgeschäften kennt, werden zukünftig rund um die Uhr wichtige Informationen angezeigt.
Auf der digitalen Wunschliste der Gemeinde steht u. a. ein Fotoautomat, damit die Bürger keine ausgedruckten Passfotos mehr mitbringen müssen, die wiederum für die Bundesdruckerei eingescannt werden. Die digital erstellten Fotos sollen dann direkt in das System geladen werden.
Wartenummer ohne Papier: Geht das?
Ja, mit unserer browserbasierten Webportal „Zu meinem Termin“ können sich die Bürger über ihr Smartphone anwesend melden, sobald sie im Rathaus sind. Wenn sie vom Sachbearbeiter aufgerufen werden, erhält der Bürger eine Benachrichtigung auf sein Smartphone.
✅ Keine App-Installation notwendig
✅ Papierloses Ticket mit Wartenummer
✅ Mehr Zeit für Bürgerservice
Am 06.03.2023 traf sich unser Account Manager Rick Niehof mit Ingo Taubitz und Daniel Szugat von der Gemeinde Ascheberg. Dort hat sich Herr Niehof das modernisierte Bürgerbüro angesehen sowie die neue Software und Hardware getestet.
Trotz stiller Einführung werden Termine bereits über den digitalen Weg gebucht
„Obwohl noch wenig über die Einführung der Software kommuniziert wurde, nutzen bereits grob geschätzt 30 % der Bürger die digitale Terminvereinbarung“, sagt Daniel Szugat, Sachbearbeiter im Bürgerservice.
Im Eingangsbereich werden die Bürger von einem modernen und freundlich eingerichtetem Empfangs- und Wartebereich begrüßt. In unmittelbarer Nähe befindet sich ein Anmeldeterminal, über das sich die Bürger anwesend melden können, wenn sie zuvor einen Termin über das Online-Terminportal der Gemeinde Ascheberg gebucht haben.
Bürger, für die der persönliche Kontakt sehr wichtig ist, die den Terminablauf noch nicht kennen oder spontan ihr Anliegen erledigen möchten, melden sich am Empfang an. Die freundliche Mitarbeiterin bucht dann den Termin für den Bürger ein.
Die Wartezeiten dauern im Schnitt nur wenige Minuten. Dennoch bleibt den Mitarbeitern im Bürgerbüro häufig Zeit zwischen den Besuchen, um das aktuelle Anliegen abzuschließen und sich direkt vollständig um den nächsten Bürger kümmern zu können.
Nach Optimierung steht der Erweiterung des Terminangebots nichts mehr im Wege
„Sobald die ersten Wochen der Testphase überstanden und ‚Kinderkrankheiten‘ beseitigt sind, steht einer Erweiterung der Software nichts mehr im Wege“, so Ingo Taubitz (Mitarbeiter Zentrale Dienste, Bildung und Mobilität), der für die Softwareeinführung verantwortlich bei der Gemeinde ist.
Mit JCC-Terminvereinbarung und JCC-Besucher ist das Bürgerbüro der Gemeinde Ascheberg gut auf die erhöhte Nachfrage nach Reisepässen und Personalausweisen vor den Ferien vorbereitet.
Wir von JCC Software arbeiten weiter daran, die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit unserer Lösungen für die Ascheberger Bürger und Mitarbeiter der Gemeinde zu verbessern!
Sie benötigen einen Wegbegleiter bei der Digitalisierung des Terminprozesses?
Für eine kostenlose Vorführung kommen wir gerne zu Ihnen und stellen Ihnen JCC-Terminvereinbarung oder JCC-Besucher unverbindlich vor.
