Die Stadt Essen ging in den vergangenen Monaten einen wichtigen Schritt in Richtung digitaler Bürgerservice: Seit Juli 2024 nutzen einige Fachbereiche der Ruhrmetropole die Software JCC-Terminvereinbarung und JCC-Besucher.
Diese vereinfachen sowohl die Terminvergabe als auch die Besuchersteuerung vor Ort für verschiedene Dienstleistungen. Seit der Einführung wurden bereits mehr als 191.500 Termine gebucht – das sind im Durchschnitt um die 1100 Termine pro Tag.
Kurze Wartezeiten dank selbstständigem Check-in vor Ort
Bilderquelle: Moritz Leick
Der neue digitale Check-in wird bei den Bürgern sehr gut angenommen und verbessert die Abläufe vor Ort spürbar: 83 % aller Wartenden werden innerhalb von nur 5 Minuten nach ihrem gebuchten Terminbeginn aufgerufen – 61 % noch vor ihrem Termin.
Möglich ist das durch die intelligente Steuerung der Check-in-Funktion (Webportal „Zu meinem Termin“), mit der sich die Bürger aktiv per Handy oder am Self-Service-Terminal anmelden. So wissen die Mitarbeiter direkt, dass ihr nächster Termin sicher pünktlich stattfinden wird. Diese Entwicklung sorgt für eine entspannte Atmosphäre und ein positives Behördenerlebnis vor Ort.
Schrittweise Einführung in den Fachbereichen
Die Einführung des Systems erfolgte gestaffelt:
| Datum | Amt | Bereiche |
|---|---|---|
| Juli 2024 | Amt für Soziales und Wohnen | Wohngeld, Elterngeld, Schwerbehindertenangelegenheiten, Kundencenter |
| September 2024 | JobCenter Essen | Markt & Integration und weitere Dienstleistungen |
| Oktober 2024 | Einwohneramt | Bürgerämter, BürgerServiceStelle, Fahrerlaubnisse und Kfz-Zulassungen |
| Dezember 2024 | Ausländerbehörde | Welcome- und Service-Center Essen, Einbürgerung |
| Januar 2025 | Ordnungsamt | Gewerbemeldestelle, Jagd- und Fischereiwesen |
| 14. April 2025 | Jugendamt | Beurkundungen |
Weitere Bereiche werden folgen
Perspektivisch soll die Terminvereinbarungssoftware für alle termingebundenen Dienstleistungen genutzt werden, um die bislang unter den Fachbereichen unterschiedliche und auch analoge Terminvergabe auf eine einheitliche digitale Form umzustellen.
Diese Fachbereiche werden ihren Terminprozess umstellen:
- Weitere Bereiche der Ausländerbehörde mit dem Umzug in das neue Dienstgebäude (Voraussichtlich Mitte Mai 2025)
- Gesundheitsamt mit verschiedenen Dienstleistungen, wie z.B. Impfberatungen, Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz (aktuell in der Testphase)
Zum Hintergrund: Die Ziele der Stadt Essen für die Digitalisierung des Terminprozesses und Besuchermanagements
Die Einführung von JCC-Terminvereinbarung und JCC-Besucher sind Teil der Anfang 2023 veröffentlichten Digitalstrategie der Stadt Essen und ein zentrales Projekt, um die Essener Verwaltungsservices sowohl für die Bürger als auch für die Mitarbeiter nutzungsfreundlicher und digitaler zu gestalten. Im Sommer 2023 startete die Zusammenarbeit zwischen der Stadt Essen, dem Essener Systemhaus und uns.
Wir wünschen den Mitarbeitern viel Erfolg und Freude bei der Nutzung unserer Software und danken der Stadt Essen und dem Essener Systemhaus für das entgegengebrachte Vertrauen. Wir sind zuversichtlich, dass unsere Lösungen dazu beitragen werden, die Arbeitsabläufe in den Fachbereichen zu optimieren und den Bürgern der Stadt Essen einen erstklassigen Service zu bieten.
Sie benötigen Unterstützung bei der Digitalisierung Ihres Terminprozesses?
Für eine kostenlose Vorführung kommen wir gerne zu Ihnen und stellen Ihnen JCC-Terminvereinbarung oder JCC-Besucher unverbindlich vor.
Quelle: bezugnehmend auf die Pressemeldung vom 15. April 2025 https://www.essen.de/meldungen/pressemeldung_1560318.de.html
